OKR Retrospective: den OKR Zyklus abschließen, den Prozess reflektieren

OKR retrospective: erfolgreich in den nächsten Zyklus starten

OKRs haben ein gewaltiges Potenzial. Die OKR Retrospective trägt dazu bei, dass dieses Potenzial vollständig ausgeschöpft wird.

Was ist eine OKR Retrospective und welche Funktion erfüllt sie? Worin besteht der Unterschied zwischen der OKR Retrospective und dem OKR Review? Wie läuft eine OKR Retrospective ab? Wie sieht eine sinnvolle Agenda aus? Was ist bei der Vorbereitung zu beachten? In welcher Atmosphäre sollte eine OKR Retro stattfinden? Um diese Fragen geht es in diesem Artikel.

INHALTSÜBERSICHT

Was bedeutet OKR?

OKR ist die Abkürzung für Objectives and Key ResultsDabei handelt es sich um mehr als ein nützliches Tool. OKR Management ist eine ganzheitliche Methode zur Formulierung, Umsetzung und Überwachung strategischer Ziele in Organisationen.

Ein OKR Set besteht aus einem Objective und mehreren (üblicherweise bis zu vier) Key Results. Jedes Team legt mehrere OKR Sets fest.

OKR Definition

Objectives: Welche Zielzustände möchten wir herbeiführen?

Key Results: Woran erkennen wir, dass wir uns dem Zielzustand nähern?

Examples of OKR goals – in diesem Artikel finden Sie Beispiele für Objectives und Key Results.

Was ist eine OKR Retrospective?

What ist the okr retrospective? Geht der okr cycle dem Ende entgegen, dann ist es der richtige Zeitpunkt, die Maßnahmen der letzten drei Monate zu reflektieren. Diese kritische Analyse ermöglicht den team members den Übergang in einem neuen, erfolgreichen OKR Zyklus. At the end of the quarter, it is time to reflect on the process, thus preparing for the next quarter (next cycle), the next OKR and next successes.

Wann findet die OKR Retrospective statt?

Die OKR Retrospective findet üblicherweise in der letzten Etappe eines OKR Zyklus statt, in der Regel ein oder zwei Wochen vor dem Schluss. Alternativ ist es möglich, die OKR Retro gleich zu Beginn des neuen Zyklus durchzuführen.

Hier finden Sie nähere Informationen rund um die OKR Planung.

Unterschied zwischen OKR Retrospective und OKR Review

Beim OKR Review geht es um die Inhalte und den Status der OKRs. Dagegen fokussieren die Teammitglieder bei der OKR Retrospective ihre Arbeitsweise. Das bedeutet: In diesem letzten Meeting reflektieren die team members den kompletten OKR Prozess auf der methodischen Ebene. Je besser dies gelingt, umso erfolgreicher wird der nächste OKR Zyklus sein.

Das Review ist wichtig, aber nicht hinreichend. Der OKR Zyklus sollte unbedingt auch auf der Prozessebene kritisch und umfassend beleuchtet werden. Dazu dient die OKR Retrospective.

Die Funktion der OKR Retrospective

Die Funktion der OKR Retro besteht darin, die verschiedenen Parameter im OKR Prozess (z. B. die Länge eines Zyklus oder den Aufbau der OKR Check-ins) zu reflektieren und Verbesserungspotenziale aufzudecken.

Die Teams denken darüber nach, was methodisch gut gelaufen ist und an welchen Stellen im nächsten OKR Zyklus Änderungen erforderlich oder sinnvoll sind.

Wichtig ist dabei, sämtliche Parameter in den Blick zu nehmen, um alle Verbesserungspotenziale (room for improvement) zu entdecken.

Die OKR Retros tragen dazu bei, dass der OKR Prozess sukzessiv optimiert wird. Im Laufe der Zeit werden die Parameter immer genauer an den Bedarf des Unternehmens angepasst sein.

Typical questions

Zum OKR Verfahren …

  • Wie funktioniert er?

  • Was haben wir in den letzten drei Monaten als bemerkenswert empfunden?

  • Welches sind unsere Erfolge? Welches sind die besten Praktiken?

  • Welche Dinge oder Maßnahmen sollten fortgesetzt werden?

  • Was sind die Problembereiche?

  • Was ist zu verbessern? Was müssen wir entwickeln?

Struktur der OKR Retrospective

Optimalerweise läuft eine OKR Retrospective in zwei verschiedenen Settings ab:

  • zunächst in den einzelnen Teams

  • dann, darauf aufbauend, im gesamten Unternehmen.

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Starke OKR Retro erfordert gründliche Vorbereitung

Damit die OKR Retrospektive ihre Funktion vollumfänglich erfüllt, sollte dieses letzte Event im OKR Zyklus gut vorbereitet sein.

Organisatorische Fragen - organizational questions

  • Persönlich oder digital?

  • Wie viel Zeit wird benötigt?

  • Wer nimmt teil?

  • Ist vorab eine Umfrage sinnvoll?

Die OKR Retrospektive kann in Präsenz oder digital stattfinden. Je nach Größe des Teilnehmerkreises und Erfahrung des Teams sollte sich die OKR Retro über 45 bis 90 Minuten erstrecken.

Teilnehmerkreis

  • Alle Mitglieder eines Teams

  • OKR Coach oder OKR Master

In diesem Artikel erfahren Sie alles zum Thema OKR Coach.

Umfrage unter den Teilnehmenden

Eine Umfrage kann den Teilnehmenden bei der Vorbereitung auf die OKR Retrospektive helfen. Dabei sollten die Mitarbeitenden sich zu verschiedenen Aussagen positionieren. Den Grad ihrer Zustimmung können die Befragten auf einer Skala von 1 (überhaupt nicht) bis 5 (voll und ganz) zum Ausdruck bringen. Sinnvoll ist es, den befragten Personen mit jeweils einem freien Antwortfeld die Möglichkeit zu einem ergänzenden Kommentar zu geben. Die Ergebnisse einer solchen Umfrage liefern oft hilfreiche Ansätze für die Vorbereitung und erste Hinweise auf konkrete Verbesserungspotenziale. Diese können dann in der OKR Retrospective diskutiert werden.

Passende Aussagen sind zum Beispiel:

  • Durch die OKRs ist die Arbeitsweise in unserem Team fokussierter.

  • Durch die OKRs priorisieren wir unsere Aufgaben.

  • Von heute aus betrachtet, sind unsere Key Results richtig gewählt und emotional formuliert.

  • Mit dem OKR Prozess und den verschiedenen Events (Planning, Check-ins, Review, Retrospektive) sind wir rückblickend zufrieden.

Übermittlung des Termins und Reminder

Der Termin sollte den Teammitgliedern frühzeitig übermittelt werden. Es ist wichtig, dass alle Verantwortlichen teilnehmen können. Sinnvoll ist es, die OKR Retro gleich zu Beginn des OKR Zyklus zu terminieren und die Teams 10 Tage vor dem Termin noch einmal daran zu erinnern. Dann haben die Teilnehmenden ausreichend Zeit, sich auf das Meeting vorzubereiten und den OKR Zyklus für sich schon einmal Revue passieren zu lassen.

Ablauf einer OKR Retrospective

Die Retrospective sollte geplant, strukturiert und mit einer klaren Agenda durchgeführt werden. Sinnvollerweise erhalten die Teilnehmenden die Agenda vorab.

Ein OKR Retrospective Template kann hilfreich sein. Einen guten, weil klaren Aufbau für die OKR Retro bietet die Methode „Start-Stop-Continue“. Dabei erfolgt die Strukturierung anhand der Kategorien Anfangen, Aufhören, Weitermachen.

OKR Retrospective Template - Methode Start-Stop-Continue

  • Start: identifiziert Aktivitäten, Tools und Prozesse, mit denen das Team im nächsten Zyklus starten möchten.

  • Stop: umfasst die Items, die im letzten OKR Zyklus nicht gut funktioniert haben und daher eingestellt werden sollen.

  • Continue: labelt Aspekte, die sich bewährt haben und deshalb weiterhin genutzt werden sollen.

Ablauf beispielhaft

  • Der Ablauf einer OKR Retrospective könnte zum Beispiel so aussehen:

    • Eröffnung und Warm-up (ca. 5 Minuten)

    • Brainstorming (ca. 20 Minuten)

    • Themen strukturieren (ca. 10 Minuten)

    • Debatte und Prioritäten setzen (ca. 25 Minuten)

    • Zusammenfassung und Planung der nächsten Schritte (ca. 15 Minuten)

Konstruktive Atmosphäre und sachliche Diskussion

Damit eine OKR Retro ihre Funktion bestmöglich erfüllt, sollte eine konstruktive Atmosphäre geschaffen werden. Die Teamleitung sollte den Anwesenden nach der Begrüßung die Ziele des Events erläutern. Dies ist die passende Gelegenheit, noch einmal zu verdeutlichen, dass nicht die Inhalte oder der Status der OKRs Gegenstand des Meetings sind. Der OKR Prozess ist jetzt das Thema.

Die Teilnehmenden sollen offen, sachlich und fair miteinander diskutieren. Konstruktives Feedback bringt das Team weiter. Dann ist es möglich, aus dem vergangenen OKR Zyklus Schlussfolgerungen zu ziehen, daraus zu lernen und die Erkenntnisse (learnings) gemeinsam in den nächsten Zyklus einzubringen. Persönliche Kritik und Schuldzuweisungen haben in der OKR Retro keinen Platz.

Sind der Enthusiasmus und die Leidenschaft für die OKRs in den Teams einmal vorhanden, dann werden die Teammitglieder die Chancen einer OKR Retrospective vollumfänglich nutzen und mit Stolz in den nächsten OKR Zyklus starten.

Fazit: OKR Retrospectives ermöglichen kontinuierliche Verbesserung

Zahlreiche Unternehmen haben durch OKR Management ihre Performance gesteigert. Objectives und Key Results geben Orientierung und machen den Fortschritt sichtbar. Was noch wichtiger ist: Die OKRs steigern die Motivation in den Teams und entfachen Leidenschaft. Die OKR Retrospective sichert den Erfolg ab. Die OKRs gewinnen somit an Klarheit, Verbindlichkeit und Attraktivität. Die OKR Retro fungiert als wichtiger Baustein für die kontinuierliche Verbesserung.

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